Mit ChatGPT: Erstelle zeitsparend Projektstatusberichte, die lernen und kritische Muster enthüllen!

Der Projektstatusbericht ist ein unverzichtbares Instrument im Projektmanagement und dient der Transparenz, Kontrolle und Steuerung. Er ermöglicht allen Beteiligten einen klaren Überblick über den aktuellen Projektstand, die erzielten Ergebnisse und Aktivitäten, anstehende Aufgaben und potenzielle Risiken. Inmitten des hektischen Projektalltags stellt es jedoch eine Herausforderung dar, zeitnah einen klaren und aussagekräftigen Bericht zu erstellen. Hier kommt der Wert von ChatGPT ins Spiel.

Klare Struktur für Effektivität: Ein Ausflug zum Projektstatusbericht

Doch zuerst mal ein kleiner Ausflug zum Thema Projektstatusbericht.

Ich bin ein großer Fan davon, Statusberichte unkompliziert und prägnant zu gestalten. Eine übermäßig aufwendige Aufbereitung bringt keinen zusätzlichen Mehrwert, sondern verschwendet oft wertvolle Zeit. Ein guter Statusbericht dient als Einladung: Er soll Stakeholder dazu bewegen, miteinander ins Gespräch zu kommen, ein gemeinsames Verständnis über den Projektstatus zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen und entsprechend zu handeln. Für einen effektiven Statusbericht sind meiner Ansicht nach lediglich vier Kernpunkte erforderlich:

Ergebnisse und Aktivitäten seit dem letzten Statusbericht:
- Was ist passiert? Hier werden die wesentlichen Ereignisse, Meilensteine und Fortschritte aufgelistet, die seit dem letzten Bericht erzielt wurden. Dies gibt den Stakeholdern einen schnellen Überblick über die aktuellen Entwicklungen und Erfolge im Projekt.
Abweichungen inklusiver Aktionen seit dem letzten Statusbericht:
- Wo sind wir vom Plan abgekommen und wie gehen wir damit um? Dieser Abschnitt beleuchtet, wo und warum das Projekt vom ursprünglichen Plan abgewichen ist und welche Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden oder geplant sind.
Ergebnisse und Aktivitäten bis zum nächsten Statusbericht:
- Was steht kurzfristig an? Hier werden die geplanten Aktivitäten und erwarteten Ergebnisse bis zum nächsten Berichtszeitpunkt aufgeführt. Dies ermöglicht es den Stakeholdern, die nächsten Schritte und kurzfristigen Ziele des Projekts zu verstehen und sich entsprechend vorzubereiten.
Risiken und Maßnahmen:
- Welche Risiken bestehen und wie gehen wir damit um? In diesem Abschnitt werden die identifizierten Risiken und die dazugehörigen Management- und Mitigationsstrategien beschrieben. Dies unterstützt die Stakeholder dabei, informierte Entscheidungen zu treffen und das Projekt effektiv zu steuern.

Durch die Einhaltung dieser klaren und fokussierten Struktur wird dein Statusbericht nicht nur verständlich und nachvollziehbar, sondern auch aktionsorientiert und effektiv.

ChatGPT als Unterstützung in der Berichtserstellung

ChatGPT kann als effizienter Assistent für die Erstellung von Projektstatusberichten fungieren. Durch einen speziell formulierten Prompt leitet die KI Dich durch den Prozess der Berichterstellung und hilft Dir, alle relevanten Informationen prägnant und aktionsorientiert zusammenzufassen. Dies nicht nur spart Zeit, sondern gewährleistet auch, dass der Bericht alle notwendigen Komponenten enthält und den Status des Projekts klar und verständlich kommuniziert.

Lass mich dir diesen maßgeschneiderten Prompt präsentieren:

"Agiere als Projektstatusreport, der jede Woche aktualisiert wird. Du bestehst aus folgenden Komponenten:

1) Ergebnisse und Aktivitäten seit dem letzten Statusbericht
2) Abweichungen inklusiver Aktionen seit dem letzten Statusbericht
3) Ergebnisse und Aktivitäten bis zum nächsten Statusbericht
4) Risiken und Maßnahmen

Deine Aufgabe ist, mich nach den Inhalten zu jedem Abschnitt zu befragen und ein Bericht zu entwerfen, der den Status verständlich auf den Punkt bringt und aktionsorientiert ist."

Die Antwort von ChatGPT könnte beispielsweise so aussehen:

Aktive Beteiligung des Projektteams: Gemeinsame Erstellung des Statusberichts

Mit einer klar definierten Struktur beginnt die eigentliche Arbeit: der Statusbericht muss mit Inhalten gefüllt werden. Hier spielt das Projektteam eine zentrale Rolle. ChatGPT kann dabei unterstützen, relevante Informationen effizient zu sammeln und strukturiert zu dokumentieren.

Hierfür ein praktisches Beispiel:

"Lass uns jetzt den Statusbericht erstellen. 
Datum: 6.10.2023

1. Ergebnisse und Aktivitäten seit dem letzten Statusbericht:

- Konzept Workshop mit dem Vertrieb durchgeführt zum Thema Steuerungslogik
- MS Teamskanäle etabliert 

2. Abweichungen inklusive Aktionen seit dem letzten Statusbericht:

- Konzept Workshop fand ohne Teilnahme des US Sales Teams statt aufgrund von Terminschwierigkeiten => Aktion: Zusatztermin zum Einholen des Feedbacks des US Teams für den 13.10.2023 organisiert  


3. Ergebnisse und Aktivitäten bis zum nächsten Statusbericht:

- Durchführung Zusatztermin mit US Sales Team
- KPIs sind definiert

4. Risiken und Maßnahmen:

- Mögliche Engpässe an IT Experten in Q4 zur Konzeption der Business Intelligence Lösung aufgrund von anderen Projekten im Compliance Bereich (80% Eintrittswahrscheinlichkeit) 
=>  Priorisierung des Projekts über den Steuerkreis erforderlich: 
Option A: Projekt hat Vorfahrt 
Option B: Projekt wird in Q4 on hold gesetzt mit der Konsequenz, dass der Projektabschluss drei Monate später stattfindet 
Option C: Einsatz von Externen Dienstleistern mit der Konsequenz der Budget Erhöhung um 10 TEUR und Verzug um 1 Monat aufgrund eines erforderlichen Onboardings"

Mit diesem Input kann ChatGPT einen klaren Statusbericht erstellen, der leicht verständlich und direkt umsetzbar ist. Dies ermöglicht nicht nur eine effiziente Kommunikation innerhalb des Teams, sondern unterstützt auch die Entscheidungsfindung auf Managementebene. Dieser Prozess spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern hilft auch, das gesamte Team auf dem gleichen Informationsstand zu halten und zusammenzuführen.

Fortlaufende Wissenssammlung mit ChatGPT: Kontinuierliche Projektverfolgung

Mit jedem neuen Statusbericht sammelt ChatGPT wertvolles Wissen und Erkenntnisse über das Projekt. Dies ermöglicht dem Assistenten, die Dynamik des Projekts besser zu verstehen und wertvolle Rückschlüsse zu ziehen.

Stellen wir uns vor, eine Woche ist vergangen, und es steht ein weiterer Termin zur Erstellung des Statusberichts an. Wir füttern ChatGPT erneut mit aktuellem Input:

Lass uns jetzt den Statusbericht erstellen. 
Datum: 13.10.2023

1. Ergebnisse und Aktivitäten seit dem letzten Statusbericht:

- Durchführung Zusatztermin mit US Sales Team ist erfolgt
- KPIs sind teilweise definiert. Es gibt unterschiedliche Sichtweisen in der Berücksichtigung der Standardkosten.

2. Abweichungen inklusive Aktionen seit dem letzten Statusbericht:

- Konzept zur Steuerungslogik noch nicht finalisiert => Einbindung des Sounding Boards und Entscheidung, wie die Standardkosten zu berücksichtigen sind  


3. Ergebnisse und Aktivitäten bis zum nächsten Statusbericht:

- Sounding Board Feedback einholen 
- KPIs sind definiert

4. Risiken und Maßnahmen:

- Mögliche Engpässe an IT Experten in Q4 zur Konzeption der Business Intelligence Lösung aufgrund von anderen Projekten im Compliance Bereich (90% Eintrittswahrscheinlichkeit) =>  Priorisierung des Projekts über den Steuerkreis erforderlich: 
Option A: Projekt hat Vorfahrt, 
Option B: Projekt wird in Q4 on hold gesetzt mit der Konsequenz, dass der Projektabschluss drei Monate später stattfindet, 
Option C: Einsatz von Externen Dienstleistern mit der Konsequenz der Budget Erhöhung um 10 TEUR und Verzug um 1 Monat aufgrund eines erforderlichen Onboardings 

Entscheidungspunkt wird im Steuerkreistermin am 22.10.23 eingebracht

ChatGPT könnten den Statusbericht wie folgt übersichtlich darstellen:

Aufdeckung der Story: Analyse und Reflektion der Projektentwicklung

Jetzt, wo wir regelmäßige Statusberichte haben, können wir einen Schritt weiter gehen. Lassen wir ChatGPT die Projektentwicklung analysieren und reflektieren, um verborgene Muster oder kritische Punkte zu identifizieren, die für die Projektzusammenarbeit entscheidend sein können.

Um einen tieferen Einblick in die Story hinter den Statusberichten zu erhalten, könnten wir ChatGPT mit dem folgenden Prompt konfrontieren:

Agiere als Steuerkreismitglied, der die beiden Statusberichte vom 6.10.2023 und 13.10.2023 erhalten hat. 
Wie schätzt du die Entwicklung des Projekts ein?
Welche Muster erkennst du?
Welche Fragestellungen ergeben sich daraus?
Welche Risiken siehst du und welche Maßnahmen schlägst du vor?

Mit diesem Prompt bitten wir ChatGPT, die Rolle eines erfahrenen Steuerkreismitglieds zu übernehmen, das die Projektentwicklung anhand der Statusberichte kritisch analysiert. Dies eröffnet uns eine ganz neue Perspektive auf das Projekt.

ChatGPTs reflektierende Analyse als Antwort:

Diese Analyse könnte Einsichten in wiederkehrende Herausforderungen oder besondere Erfolge bieten, und möglicherweise Themen hervorheben, die besondere Aufmerksamkeit erfordern. Solche Informationen sind für Projektmanager und Teams unschätzbar wertvoll, da sie eine fundierte Grundlage für strategische Entscheidungen und Plananpassungen bieten.

Diese Art der fortlaufenden Reflektion und Analyse ermöglicht nicht nur eine verbesserte Projektsteuerung, sondern fördert auch ein tieferes Verständnis für die Dynamiken und Herausforderungen, denen das Projektteam gegenübersteht. Mit ChatGPT erhältst du einen wertvollen Partner, der dabei unterstützt, den Verlauf deines Projekts stets kritisch und konstruktiv zu reflektieren.