Der Einsatz von ChatGPT im Projektmanagement: Wie Du mit einem Prompt Deinen Projektzeitplan erstellst

Im Projektmanagement suchen Projektleiter ständig nach neuen Wegen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Eine der größten Herausforderungen dabei? Die Erstellung eines Projektzeitplans. Bevor wir uns aber einem genialen Tool namens ChatGPT zuwenden, klären wir zunächst: Warum ist ein Zeitplan überhaupt so wichtig?

Warum ein Projektzeitplan?

1. Gibt Dir Orientierung: Ein klarer Plan zeigt Dir und Deinem Team, was wann zu tun ist. Das sorgt für Klarheit und verringert das Risiko von Verzögerungen.
2. Ermöglicht Ressourcenplanung: Mit einem Zeitplan kannst Du sicherstellen, dass die benötigten Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind.
3. Hilft bei der Überwachung: Du kannst den Fortschritt des Projekts anhand des Zeitplans überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
4. Fördert Kommunikation: Alle Beteiligten wissen, was erwartet wird und können sich entsprechend darauf einstellen.

Jetzt weißt Du, warum Zeitpläne so wichtig sind. Aber wie kann Dir ChatGPT dabei helfen, einen zu erstellen?

ChatGPT: Deine Abkürzung zu einem effizienten Zeitplan

Mit dem richtigen Prompt kann ChatGPT als Dein erfahrener Projektplaner fungieren. Schauen wir uns einen solchen Prompt einmal genauer an:

"Agiere als erfahrener Projektplaner. Ich gebe Dir das Projektziel [projektziel], Details [details] und einen Zeitraum [zeitraum]. 
Deine Aufgabe ist es, einen Projektzeitplan mit Meilensteinen zu entwickeln.

[projektziel] = Einführung einer neuen Reportinglösung für eine verbesserte Vertriebssteuerung
[details] = aktuelle Business Intelligence Software Lizenz läuft aus und soll ersetzt werden; neue Software bereits ausgewählt; die Vertriebssteuerung soll den Einsatz von Forecasting berücksichtigen.
[zeitraum] = 1.4.2023 - 31.12.2023 "

Die Antwort von ChatGPT könnte beispielsweise so aussehen:

Klingt hervorragend, aber Du möchtest es vielleicht in eine Excel-Tabelle überführen, um es besser zu managen und weiterzubearbeiten. Hier kommt der nächste Schritt:

"Konvertiere den Zeitplan in eine Tabelle mit den Spalten: Phase, Aktivitäten, Startdatum, Enddatum und Dauer in Tagen"

Das erwartete Resultat könnte so aussehen:

Die Tabelle in Excel verwandeln

Jetzt kommen wir zum praktischen Teil: Wir verwandeln unsere Tabelle in ein richtiges Gantt-Diagramm in Excel. Das erfordert zwar ein bisschen Geschick, aber keine Sorge, ich zeige Dir, wie es geht.

Die beste Anleitung, die ich im Netz gefunden habe, findest Du hier: Ablebits-Anleitung für Gantt-Diagramm in Excel.

Laut dieser Anleitung musst Du folgende fünf Schritte durchführen:

1. Erstelle ein Standard-Excel-Balkendiagramm basierend auf dem Startdatum. Dies dient als Grundlage für dein Gantt-Diagramm.
2. Füge die Dauerdaten zum Diagramm hinzu. So bestimmst Du, wie lange jede Aktivität dauern wird.
3. Füge Aufgabenbeschreibungen zum Gantt-Diagramm hinzu. Damit weißt Du immer genau, welcher Balken für welche Aufgabe steht.
4. Formatiere das Balkendiagramm zum Gantt-Diagramm. Mit einigen Anpassungen wandelst Du das Balkendiagramm in ein übersichtliches Gantt-Diagramm um.
5. Verbessere das Design des Gantt-Diagramms. Ein paar Designanpassungen und Dein Diagramm sieht nicht nur gut aus, sondern ist auch leicht zu lesen.

Die detaillierte, englischsprachige Beschreibung mit Screenshots in dem Artikel gibt Dir einen klaren Weg vor. Ich habe die Schritte selbst in weniger als 15 Minuten durchgeführt, und das Ergebnis kannst Du Dir hier anschauen:

Exceldatei zum Download

Dein Projekt visualisiert: das fertige Gantt-Diagramm

Durch die Visualisierung in einem Gantt-Diagramm werden Deine Projektphasen und deren Zeitplanung noch greifbarer. Du kannst auf einen Blick sehen, wie sich die einzelnen Aufgaben und Meilensteine über die Zeit verteilen und wie sie miteinander zusammenhängen.

Diese visuelle Darstellung ist ein mächtiges Werkzeug, um die Projektplanung und -fortschritte nicht nur für Dich, sondern auch für Dein Team und die Stakeholder transparent zu machen.

Der Einsatz von ChatGPT im Projektmanagement, insbesondere bei der Erstellung von Zeitplänen, kann Dir viel Zeit und Kopfzerbrechen ersparen. Gib dem digitalen Helfer die richtigen Informationen in Form eines Prompts und lass ihn die Arbeit für Dich machen. Es könnte der Beginn einer wunderbaren Zusammenarbeit sein. Probiere es aus und optimiere Deinen Arbeitsablauf!