Stakeholder besser verstehen mit ChatGPT

Projektmanagement ist oft ein komplexes Geflecht aus Planung, Ausführung und Kommunikation. Ein Aspekt, der dabei entscheidend sein kann, ist das effektive Stakeholder-Management. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, wie die moderne KI ChatGPT Projektleitern helfen kann, ihre Stakeholder besser zu identifizieren und deren Erwartungen zu verstehen.

Das Herzstück erfolgreicher Projekte: Warum ist Stakeholder-Management so wichtig?

Bevor wir uns der Lösung widmen, gilt es, das Problem zu durchdringen. Jedes Projekt beeinflusst und wird von zahlreichen Individuen und Organisationen beeinflusst – unseren sogenannten Stakeholdern. Dies können interne Teams, Kunden, Lieferanten oder sogar gesetzliche und regulatorische Instanzen sein.

Das gekonnte Identifizieren, Kategorisieren und Verstehen der Erwartungen dieser Stakeholder kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Ein effektives Stakeholder-Management stellt sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit die benötigten Informationen erhalten und dass ihre Bedenken berücksichtigt werden. Dies minimiert potenzielle Hindernisse, fördert die Zusammenarbeit und gewährleistet, dass das Projekt den Erwartungen gerecht wird.

Stakeholder identifizieren mit ChatGPT: Ein digitaler Turbo

Während traditionelle Stakeholder-Management-Methoden auf persönlichen Gesprächen, Umfragen und Workshops basieren, bietet ChatGPT eine zeitgemäße Erweiterung. Diese Techniken sind wertvoll und werden durch ChatGPT keineswegs obsolet. Doch ChatGPT kann als zusätzliches Instrument dienen, um rasch und effizient potenzielle Stakeholder und ihre Erwartungen zu identifizieren.

Ein Beispiel für einen solchen Ansatz ist der folgende Prompt:

"Agiere als ein Projektleiter. Ich werde dir mehr Details zum Projekt geben. Basierend auf den mir bekannten Projektinformationen, wer wären die wichtigsten Stakeholder für dieses Projekt und wie würdest du sie nach Einfluss und Interesse kategorisieren?

Hier wesentliche Details zum Projekt, die mir bisher bekannt sind: 
Einführung einer neuen Reportinglösung für die Vertriebssteuerung; aktuelle Business Intelligence Software Lizenz läuft ab und soll ersetzt werden; neue Software bereits selektiert; die Vertriebssteuerung soll den Einsatz von Forecasting berücksichtigen."

Nach der Eingabe dieses Prompts könnte eine Antwort von ChatGPT beispielsweise so aussehen:

Mehr als nur Namen: Erwartungen und Bedenken der Stakeholder verstehen

Ein solider Start ist gemacht, doch die echte Stärke von ChatGPT zeigt sich im Detail. Es genügt nicht, lediglich zu wissen, wer die Stakeholder sind. Es ist essentiell, ihre Erwartungen und potenziellen Bedenken zu verstehen.

Ein weiterer Prompt könnte hierbei helfen:

"Setze dich in die Position von den Stakeholdern. Welche konkreten Erwartungen und Bedenken könntest du in Bezug auf dieses Projekt haben?"

Nach Eingabe des obigen Prompts könnte ChatGPT beispielsweise Antwort generieren:

Zukunft des Projektmanagements: KI als Schlüssel zum Erfolg

Die Integration von ChatGPT ins Stakeholder-Management zeigt exemplarisch, wie KI-Technologie das Projektmanagement bereichern kann. Durch schnelle und präzise Identifikation von Stakeholdern und ein tiefgehendes Verständnis ihrer Erwartungen und Bedenken sind Projektleiter in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen, effektiv zu kommunizieren und letztlich ihre Projekte zum Erfolg zu führen.

In einer Zeit, in der Projekte immer komplexer und vernetzter werden, bieten solche Werkzeuge nicht nur Erleichterung, sondern auch einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Es empfiehlt sich daher, diese in die Projektmanagement-Strategie zu integrieren.