Fragen, die zählen: Die Kunst der Auftragsklärung mithilfe von ChatGPT

Für dich als Projektleiter, der nach effektiven Methoden sucht, um Auftragsklärungsgespräche zu perfektionieren, könnte die Lösung näher sein, als du denkst:

Stell dir einen digitalen Projektcoach vor, der dich innerhalb von Sekunden mit den richtigen Fragen und Einblicken für dein nächstes Meeting ausstattet. Das klingt nach einer echten Revolution im Projektmanagement, oder?

Selbstverständlich wird kein ChatGPT in absehbarer Zeit das direkte Gespräch mit einem Projektauftraggeber ersetzen. Und das sollte er auch nicht. Denn hier liegt deine individuelle Chance, einen bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen.

Ein solcher Eindruck entsteht vor allem durch gut vorbereitete Fragen. Dein mächtigstes Instrument in einem klärenden Gespräch sind gezielte, offene Fragen. Warum offene Fragen? Sie haben den Vorteil, dass sie den Gesprächspartner dazu anregen, ausführlicher zu antworten und mehr Informationen preiszugeben. Während geschlossene Fragen häufig mit einem einfachen „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können, fordern offene Fragen den Auftraggeber heraus, über Ziele, Bedenken, Erwartungen und Details nachzudenken. Dies führt zu einer tieferen Reflexion und ermöglicht dir, ein umfassenderes Verständnis für das Projekt zu gewinnen.

Schau dir den folgenden Prompt an, der ChatGPT dazu bringt, eine Sammlung wertvoller offener Fragen für dich zu generieren:

"Agiere als ein Projektcoach. Ich werde dir mehr Details zum Projekt geben. Dann wirst du offene Reflektionsfragen zusammenstellen, die mich auf mein Auftragsklärungsgespräch mit dem Projektauftraggeber vorbereiten sollen. Bitte gruppiere die Fragen nach Motivation, Ergebnissen, Beteiligten, Vorgehensweisen und zeitlichen/budgetären Rahmenbedingungen."

Gib ChatGPT dann spezifische Informationen zu deinem Projekt, wie zum Beispiel: „Einführung einer neuen Reportinglösung für die Vertriebssteuerung; aktuelle Business Intelligence Software Lizenz läuft aus und soll ersetzt werden; neue Software bereits ausgewählt; die Vertriebssteuerung soll den Einsatz von Forecasting berücksichtigen.”

Das Ergebnis?

Eine sofortige und durchdachte Liste von offenen Fragen, die du in deine Auftragsklärungsgespräche einfließen lassen kannst. Mit solch einem Werkzeug an deiner Seite bist du bestens für zukünftige Projektaufträge gerüstet.