Projekte klar strukturieren: Der Weg zur ergebnisorientierten WBS mit ChatGPT

In der Welt des Projektmanagements sind oft die kleinen Details entscheidend. Einer dieser kritischen Details ist die Orientierung am Endergebnis. Schon in der Planungsphase ist es unerlässlich, von Beginn an Klarheit über die erwarteten Ergebnisse zu haben. Doch das Problem liegt oft darin, dass wir uns zu früh auf die Aktivitäten konzentrieren, anstatt uns erst zu fragen: „Was wollen wir am Ende erreichen?

Ergebnisorientierung: Warum sie den Unterschied macht

Ergebnisorientierung bildet das Rückgrat jedes erfolgreichen Projekts. Aber warum ist sie so wichtig? Hier sind einige Gründe:

1. Klarheit von Anfang an: Ergebnisorientierung gibt allen Beteiligten von Beginn an ein klares Bild vom Endziel.
2. Fokus: Sie definiert klare Ziele und Deliverables, wodurch das Team gezielter arbeiten kann.
3. Messbarkeit: Mit definierten Ergebnissen lässt sich der Projektfortschritt einfacher verfolgen.
4. Kommunikation und Transparenz: Alle wissen, was zu tun ist – das sorgt für klare Kommunikation und Transparenz.
5. Motivation: Klare Ziele motivieren das Team.
6. Klarheit über den Umfang: Zu wissen, was geliefert werden soll, verhindert Missverständnisse.
7. Einheit durch unterschiedliche Sichtweisen: Unterschiedliche Perspektiven werden durch gemeinsame Ziele zusammengeführt.

Stell dir vor, du hättest eine Maschine, die basierend auf ein paar Stichworten eine Liste von möglichen Ergebnissen für dein Projekt erzeugt. Im Projektmanagement nennen wir diese „Ergebnisse“ Deliverables. Und hier kommt ChatGPT ins Spiel.

ChatGPT: Dein Helfer für eine ergebnisorientierte Projektstruktur

Ein Deliverable kann ein physisches Produkt, eine Software, ein Dokument oder ein Service sein – je nachdem, was das Projektziel ist. Mit einer soliden Liste von Deliverables wird es deutlich leichter, den Projektumfang zu diskutieren und abzustecken, besonders wenn du mit verschiedenen Stakeholdern mit unterschiedlichen Interessen und Perspektiven zu tun hast. Aber wie erzeugt man solch eine Liste?

Mit dem richtigen Prompt kann ChatGPT in die Rolle verschiedener Stakeholder schlüpfen und aus deren Perspektive mögliche Deliverables vorschlagen. Das gibt dir eine breite und vielfältige Sicht auf das Projekt, die du sonst vielleicht übersehen hättest.

Wenn du zum Beispiel diesen Prompt verwendest:

"Ich möchte, dass du dich in die Rolle der folgenden Stakeholder versetzt: Vertriebsmitarbeiter, Vertriebsleiter, IT. Ich gebe dir gleich mehr Details zu einem Projekt. Deine Aufgabe ist es, eine Liste von Deliverables aus der Sicht dieser Stakeholder zu verfassen. 
Hier wesentliche Details zum Projekt, die mir bisher bekannt sind:
Einführung einer neuen Reportinglösung für die Vertriebssteuerung; aktuelle Business Intelligence Software Lizenz läuft ab und soll ersetzt werden; neue Software bereits selektiert; die Vertriebssteuerung soll den Einsatz von Forecasting berücksichtigen.”

Hier das Ergebnis:

Kannst du diese Liste als Diskussionsgrundlage nutzen. Mit deinem Team und den Stakeholdern kannst du die Liste dann überprüfen, ergänzen und verfeinern.

Sobald ihr eine ausgereifte Liste von Deliverables habt, könnt ihr überlegen, wie ihr diese in eine ergebnisorientierte Work Breakdown Structure überführt.

Von Deliverables zur ergebnisorientierten Work Breakdown Structure

Wer schon mal ein Projekt geleitet hat, kennt den Begriff „Work Breakdown Structure“ (WBS). Eine WBS zerlegt das Gesamtprojekt in überschaubare Teile. Aber wie sollte diese Struktur aussehen? Ich bin ein Fan der ergebnisorientierten WBS, die sich auf Ergebnisse und nicht auf Aktivitäten konzentriert.

Wie kann uns ChatGPT kann dabei helfen eine WBS zu kreieren? Mit den Deliverables aus dem ersten Prompt können wir weiterarbeiten. Zum Beispiel:

"Stell dir vor, du bist eine Work Breakdown Structure, die auf der ersten Ebene die Bereiche Business/Reporting, Organisation, Prozesse, IT und Übergreifendes unterscheidet"

Und hier das Ergebnis:

Nachdem wir den Rahmen und die Struktur unserer WBS definiert haben, steht der nächste Schritt an: die Ausarbeitung einer detaillierten WBS. Das Schöne daran ist, dass die schwierige Vorarbeit bereits geleistet wurde und es jetzt darum geht, die Struktur weiter auszufeilen.

Eine detaillierte WBS zeichnet sich durch mehrere Ebenen, eine eindeutige Identifizierung der einzelnen Elemente sowie klare Namen und Beschreibungen aus. Diese Tiefe und Detailliertheit gewährleisten, dass jedes Deliverable und jeder Aspekt des Projekts erfasst und berücksichtigt wird.

Wie kann ChatGPT uns auch hier unterstützen? Ein möglicher Folgeprompt könnte lauten:

"Kreiere in Tabellenform eine Work Breakdown Structure mit Ebene, Element ID, Name und Beschreibung"

Durch die generierte Tabelle erhalten wir nicht nur eine detaillierte Aufschlüsselung des Projektumfangs, sondern auch eine klare und strukturierte Übersicht, die uns und unserem Team bei der weiteren Planung unterstützt.

Der entscheidende Vorteil dieser detaillierten WBS liegt in ihrer Klarheit. Jedes Teammitglied, jeder Stakeholder und jeder Projektbeteiligte hat eine klare Vorstellung davon, welche Deliverables erwartet werden und wie sie in das Gesamtbild des Projekts passen. Mit einer solchen soliden Grundlage können die weiteren Planungsschritte mit Zuversicht und Präzision in Angriff genommen werden.