Emails schreiben leicht gemacht: ChatGPT als Dein Helfer im Alltag

Emails spielen im Projektmanagement eine zentrale Rolle. Sie sind das Rückgrat der Kommunikation, dienen als Werkzeug zur Übermittlung wichtiger Informationen, Koordination von Aufgaben und dokumentieren wichtige Entscheidungen. Doch die Herausforderung liegt oft darin, den richtigen Ton zu treffen, um sowohl professionell als auch zugänglich zu kommunizieren. In diesem Artikel erfährst Du, wie ChatGPT Dir helfen kann, Emails zu verfassen, die nicht nur informativ und präzise sind, sondern auch Persönlichkeit und Freundlichkeit ausstrahlen.

Die Feinheiten der Email-Kommunikation

Bei der Kommunikation per Email ist es entscheidend, eine Balance zwischen Effizienz und persönlicher Note zu finden:

• Klarheit und Präzision: Deine Emails sollten auf den Punkt gebracht sein. Unnötige Informationen können zu Verwirrung führen und die Kernbotschaft verdunkeln.
• Persönlichkeit bewahren: Eine persönliche Note in Deinen Emails zeigt Deinem Gegenüber, dass Du ihre Anliegen ernst nimmst und sie als Individuen schätzt.
• Freundlichkeit zeigen: Ein freundlicher und respektvoller Umgangston fördert nicht nur eine positive Arbeitsatmosphäre, sondern stärkt auch das gegenseitige Verständnis und die Zusammenarbeit.

ChatGPT als Unterstützung beim Email-Verfassen ChatGPT kann Dir helfen, präzise und freundliche Antworten als Emails zu verfassen. Durch einen speziell formulierten Prompt, der als Kontext eine an Dich gerichtete Email enthält, erhältst Du Unterstützung, um die passenden Worte zu finden und Deine Botschaft klar zu vermitteln.

ChatGPT: Dein digitaler Assistent für effektive Email-Kommunikation

Stellen wir uns vor, Du hast folgende Email-Anfrage erhalten und möchtest darauf antworten. Anfrage: „Hallo Herr Tieu, ich habe eine Anfrage für ein Inhouse Training zu „OKR“…

Deine gewünschte Antwort soll klar, freundlich und persönlich sein, dabei aber bestimmte Informationen übermitteln. Hier der entsprechende Prompt für ChatGPT:

Der Prompt:

Ich möchte, dass Du Dich wie ein Kommunikationsexperte verhältst. Ich habe eine Anfrage per Email erhalten [email]. Deine Aufgabe ist es, eine Antwort zu verfassen. Die Antwort soll folgenden Ton haben [ton]. Die Antwort soll folgenden Inhalte [inhalt] berücksichtigen.

[email] = "Hallo Herr Tieu,
 
ich habe eine Anfrage für ein Inhouse Training zu „OKR" .
Zeitraum: Februar/Anfang März 2024 (nicht Faschingsferien)
Kunde: Automobilzulieferer
Format: Präsenz in Leipzig 
Hätten Sie Interesse, das Training zu übernehmen? Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung, gerne mit ersten Terminvorschlägen. Herzlichen Dank!

Viele Grüße,
P. Müller"

[ton] = "auf den Punkt bringen, dabei aber nicht an Freundlichkeit und Persönlichkeit verlieren"

[inhalt] =" keine Zeit im Februar und März, jedoch ab April Einsätze wieder möglich; kann einen Trainer Kollegen empfehlen falls gewünscht"

Basierend auf diesem Prompt, könnte ChatGPT Dir eine passende Antwort vorschlagen, die genau die richtige Mischung aus Professionalität und Menschlichkeit bietet.

ChatGPT ist mehr als nur ein Tool zur Texterstellung. Es ist ein wertvoller Assistent, der Dir dabei hilft, den Herausforderungen der Email-Kommunikation im Projektmanagement zu begegnen. Nutze ChatGPT, um Deine Emails effizienter, klarer und freundlicher zu gestalten. Erlebe selbst, wie ChatGPT Deinen Arbeitsalltag erleichtert und Deine Kommunikation auf ein neues Level hebt.